• سه شنبه، 28 شهریور 1396
  • Tuesday 19 September 2017
گروه خبر: اخبار  -  شماره خبر: 8152  -  21 شهریور 1396 ساعت 21:44


16سوالی که به شما کمک می‌کند بهتر ارتباط برقرار کنید
ارتباطات به بخش مهمی از زندگی ما تبدیل شده است. فرقی نمی‌کند در جمع سخنرانی می‌کنید یا کار شما نوشتن در فضای آنلاین است؛ درهرحال برقراری ارتباطات و مهارت‌داشتن در آن در هر شغلی ضروری است. چگونه می‌توان فهمید که به‌اندازه‌ی‌کافی از مهارت‌های ارتباطی برخورداریم یا خیر؟.در این مقاله، راهکارهایی برای شناسایی وضعیت ارتباطی هر فرد معرفی شده است. این راهکارها را بخوانید و خود را بررسی کنید. اگر مهارت‌های ارتباطی خوبی دارید، چه بهتر، اما اگر کُمیتتان در این زمینه کمی لنگ می‌زند، هیج نگران نباشید؛ همیشه راه‌حلی برای رفع مشکلات وجود دارد. تنها غیرممکن، غیرممکن است. با ما همراه باشید.

۱. پیام شما چیست؟
در دنیای امروز همه‌ی افراد به‌طور ثانیه‌ای، بمباران اطلاعاتی می‌شوند. در این وانفسا چگونه می‌خواهید گلیم خود را از آب بیرون بکشید و پیام و منظور خود را منتقل کنید؟ پیام شما ممکن است دربرگیرنده‌ی طیف وسیعی از چیزهای مختلف باشد: از پیامی که برند کاری و شرکتتان درصدد انتقال آن است تا پیامی ساده در قالب ایمیل. اگر نتوانید پیامتان را درست به مخاطب خود منتقل کنید، به دردسر خواهید افتاد.

۲. داستان‌گویی بلدید؟
برای انتقال پیام خود از داستان‌گویی کمک بگیرید. داستان‌ها باعث می‌شوند با دیگران در سطحی عاطفی رابطه برقرار کنید و در حافظه‌ی آنها ماندگارتر شوید. پس برای اینکه پیامتان در جان مخاطب بنشیند، سعی کنید داستان و خاطره‌ای را چاشنی آن کنید.

۳. از اعداد استفاده می‌کنید؟
اگر داستان‌گویی چندان به‌کارتان نیامد، از ارائه‌ی اعداد و ارقام استفاده کنید. استفاده از داده‌های مستند باعث می‌شود حرف و پیام شما وجاهت بیشتری نزد مخاطب پیدا کند. برای اینکه این آمار و اطلاعات درست به مخاطبتان منتقل شود نیز باید به‌دنبال راه‌هایی مناسب باشید.

۴. جملات معلوم یا مجهول؟ مسئله این است
جملات معلوم شما را قهرمان کارهای انجام‌شده نشان می‌دهند و پویایی حضورتان را بیشتر به‌نمایش می‌گذارند، مثلا به تفاوت این دو جمله توجه کنید: «این مسئله امروز با راه‌حلی که به ذهنم رسید، حل شد»؛ «امروز با راه‌حلی که به ذهنم رسید، مسئله را حل کردم». خودتان قضاوت کنید: اثرگذاری کدام‌یک بر مخاطب بیشتر است؟

۵. از زبان مخفیِ صنف و حرفه‌تان کمک می‌گیرید؟
در هر صنف و حرف‌های، اصطلاحاتی وجود دارد که افراد برای سهولتِ بیشتر از آنها استفاده می‌کنند، مثل کاربرد عبارات و کلمات خلاصه‌شده در انجام کاری خاص یا در جلسات و…. از این زبان استفاده کنید. فقط حواستان باشد که به‌کاربردن اصطلاحات آن باعث منحرف‌شدن ذهن مخاطبتان نشود یا او را آزرده نکند. به‌قول دوستان مکانیک، منظور رِله شد؟

۶. کلیشه‌ها با شما چه می‌کنند؟
تا می‌توانید از کلیشه‌ها دوری کنید. کلیشه‌ها اثرگذاری کمی دارند. وقتی همیشه حرف‌هایتان تکراری و مشابه چیزهای دیگری باشد که مدام به‌گوش همه می‌رسد، نباید انتظار داشته باشید که مخاطب، جذب شما شود. نمونه‌ی بارز شعارها و حرف‌های کلیشه‌ای، همین شعارهای اعصاب‌خردکن تبلیغاتی است.

۷. اهل بازی با کلمات و درازگویی هستید؟
مطمئنا جزئیات و بسترسازی برای صحبت‌کردن مفید است، اما اگر مدام اسیر واژه‌ها شوید و سعی کنید با درازگویی و کلمات عجیب‌وغریب حرف بزنید، مخاطب از شما دل‌زده می‌شود. واقعیت این است که همه، طرف‌دار شفافیت‌اند. پس اگر احساس کردید در دام چنین نوعی از حرف‌زدن اسیر شده‌اید، سریعا به‌حال خودتان فکری بکنید.

۸. زیاده‌ازحد کم‌گوی و گزیده‌گوی هستید؟
نه مثل مورد قبل، به آن شوریِ شور رفتار کنید و نه به بی‌نمکی این موردی که برایتان شرح می‌دهیم: یادتان باشد پرهیز از اطناب در سخن‌گفتن به این معنی نیست که باید آن‌قدر مختصر و مفید حرف بزنید که در مواجهه با کارمندان، مدیران ارشد، مدیران استخدامی و… معنای کلامتان از دست برود. در ارتباط با این افراد باید از جملاتی کامل و همین‌طور سلام و تعارف درست‌وحسابی استفاده کنید.

۹. آیا به شکل و فُرمت نهایی توجه دارید؟
اگر به‌دنبال ایجاد پیامی جامع هستید و می‌خواهید آن را منعطف و قابل‌فهم کنید، باید از نشانه‌گذاری‌ها و بخش‌بندی‌های مناسب در نوشته‌ی خود استفاده کنید. پاراگراف‌ها و بخش‌بندی‌های مشخص باعث می‌شوند مخاطب راحت‌تر بخش‌های موردنیاز و مرتبط با خود را پیدا کند. یکی از راه‌های شفاف‌سازیِ شکل و حالت کلی نوشته، این است که از شماره‌گذاری برای بخش‌های مختلف استفاده کنید، مانند همین نوشته که با شماره‌گذاری، بخش‌ها را از هم تفکیک کرده است. نگاه‌کردن به مقالات و نوشته‌های گوناگون در وب‌سایت‌های دیگر و وبلاگ‌ها می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.

۱۰. بازخوانی را فراموش می‌کنید؟
اگر وقت زیادی را صرف نوشتن مطلبی کرده باشید، احتمالا بازخوانی آن برایتان کمی دشوار است و حتی گاهی عذاب‌آور. اما با همه‌ی سختی موجود در این کار، باز هم نوشته‌‌تان را بازخوانی کنید. بگذارید ۲۴ ساعت از نوشتن آن بگذرد و سپس دوباره به‌سراغ آن بروید و شروع به خواندن و اصلاح مجدد کنید. اگر این‌همه زمان در احتیار ندارید، حداقل بعد از ۳۰ دقیقه از نوشتن مطلب، بازخوانی را شروع کنید.

۱۱. بازخوردها و واکنش‌ها را بررسی می‌کنید؟
بعد از اینکه چیزی نوشتید، بهتر است از افرادی که قبولشان دارید، بخواهید نوشته‌تان را مطالعه کنند و بازخوردهای خود را با شما به‌اشتراک بگذارند. این کار به بهبود نوشتن شما و انتقال بهتر پیام‌تان کمک شایانی می‌کند.

۱۲. رُک‌وراست هستید؟
اگر درمورد موضوعی صحبت می‌کنید که کمی چالش‌‌زا و بحث‌برانگیز است، بهتر است رُک‌و‌پوست‌کنده حرف بزنید. حاشیه نروید و مخاطب را بیهوده به‌دنبال خود نکِشید. یادتان باشد که دیگران نمی‌توانند حدس بزنند که در سر مبارک چه می‌گذرد. پس شفافیت به‌خرج بدهید و ضمن رعایت ادب، واضح حرف بزنید.

۱۳. کانال‌های ارتباطیِ مناسب کدام‌اند؟
برای انتقال پیامی که در ذهن دارید، از کدام‌یک از رسانه‌های موجود بهره می‌برید؟ توئیتر، ایمیل، تماس تلفنی، وبلاگ یا…؟ انتخاب این گزینه‌ها وابسته به مخاطب شماست. معمولا برای انتقال پیام‌های سخت بهتر است از تماس تلفنی یا ملاقات رودررو استفاده کنید. شاید این روش‌ها بهتر از ایمیل و… کارتان را راه بیندازند.

۱۴. سبک و سیاقتان را تغییر می‌دهید؟
لحن، زبان و سبک و سیاق شما در ارتباطات مختلف متفاوت است. قطعا نمی‌توانید همان‌طور که در توئیتر صحبت می‌کنید یا با همکارتان حرف می‌زنید، با مدیرعامل هم رو‌به‌رو شوید. اگر نمی‌دانید که نوع صحبت‌کردن شما در موقعیت‌های مختلف مناسب است یا خیر، از دوست و همکاری معتمد بخواهید که به شما کمک کند.

۱۵. مخاطب خود را می‌شناسید؟
بدون اینکه بدانید با چه کسی طرف هستید، نمی‌توانید با او ارتباط برقرار کنید و حرف بزنید. پس لازم است ابتدا مخاطب خود را شناسایی کنید و بعد ارتباط برقرار کنید.

۱۶. به دل‌مشغولی‌های مخاطب خود توجه دارید؟
ابزارها و امکاناتی مانند گوگل آلِرت (google alerts) به شما کمک می‌کنند درباره‌ی دل‌مشغولی‌های افرادی که با آنها در ارتباط هستید، بهتر و بیشتر بدانید. مثلا اگر مشتری شما به‌دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری است، می‌توانید برای او مقالات و محتوایی ارسال کنید یا درباره‌ی این موضوع با او صحبت کنید.